PROSEDUR AKADEMIK

• Prosedur Akademik

 
PROSEDUR AKADEMIK
 
I. PROSEDUR REGISTRASI DAN HER-REGISTRASI SECARA ONLINE

A. Registrasi Dan He-registrasi

      1. Melunasi biaya SPP dan biaya wajib lainnya melalui Sub. Bag. Akademik/ Keuangan sesuai jadwal yang telah            ditentukan.
      2. Mengisi dan mencetak Kartu Rencana Studi (KRS) secara online melalui konsultasi dengan Pembimbing           (PA), dengan urutan sebagai berikut :

          2.1. Mahasiswa mengakses http: http://siakad.stkw-surabaya.ac.id/ dan login dengan nama dan sandi awal                    adalah NIM, selanjutnya melakukan pergantian sandi;
          2.2. Mahasiswa dapat login menggunakan sandi baru dan mengunggah paspoto ukuran 300 x 400 pixel;
          2.3. Mahasiswa dapat mengisikan mata kuliah yang direncanakan;
          2.4. Mahasiswa meminta validasi kepada dosen Pembimbing Akademik dan mencetak KRS;
          2.5. Mahasiswa meminta tanda tangan Dosen Pembimbing Akademik.
          2.6. Apabila diperlukan mahasiswa dapat melakukan perubahan dalam pengisian rancangan studi guna                     menambah dan menghapus yang sudah diprogramkan serta selanjutnya mencetak Kartu Perubahan                     Rancana Studi (KPRS) pada jadwal yang telah ditentukan.

B. Mahasiswa Yang Terlambat Registrasi Dan Her-registrasi

       Calon mahasiswa yang terlambat Registrasi dan Her-registrasi dianggap mengundurkan diri dan dinyatakan        gugur sebagai mahasiswa baru. Sedangkan untuk mahasiswa yang terlambat atau tidak melakukan       herregistrasi lebih dari 30 hari sejak hari pertama perkuliahan dinyatakan mangkir dengan ketentuan:

      1. Mahasiswa tidak diperbolehkan mengikuti seluruh kegiatan akademik dan menggunakan fasilitas lembaga.
      2. Semester dimana mahasiswa mangkir tetap diperhitungkan dalam masa studi.
      3. Mahasiswa tetap diwajibkan membayar SPP dan biaya lainnya secara penuh untuk semester berjalan yang            dibayarkan pada semester berikutnya.
      4. Mahasiswa yang tidak membayar SPP dan biaya lainnya dalam dua semester berturut-turut dianggap            mengundurkan diri.

C. Tentang Kartu Rencana Studi

       Kartu Rencana Studi (KRS) adalah lembaran format yang berisikan keseluruhan informasi mata kuliah yang       disajikan dan diawali dari nomor urut, kode mata kuliah, nama mata kuliah, bobot sks, nama dosen pengampu       mata kuliah.

       Mahasiswa wajib mengisi Kartu Rencana Studi yang disediakan di Bagian Administrasi Akademik       Kemahasiswaan (BAAK) pada setiap semester sedang berjalan. Rencana studi mahasiswa menganut Sistem       Kredit Semester (SKS), dan ditentukan berdasarkan hasil/nilai ujian yang diperolehnya dengan ketentuan yang       berlaku. Bagi mahasiswa baru (semester satu ditentukan berdasarkan paket mata kuliah semester Satu).

       Kartu Rencana Studi berfungsi sebagai salah satu instrumen pengawasan dan pengendalian proses       pembelajaran di Perguruan Tinggi.

D. Perubahan dan Pembatalan Rencana Studi

       Perubahan meliputi pembatalan atau penambahan mata kuliah pada setiap semester berjalan. Mahasiswa       yang akan melakukan penambahan rencana studi diberi kesempatan selambat-lambatnya satu minggu setelah       kuliah berlangsung. Sedangkan mahasiswa yang akan melakukan pembatalan mata kuliah diberikan       kesempatan dalam jangka waktu 3 minggu setelah kuliah berlangsung.

       Perubahan rencana studi baik penambahan atau pembatalan mata kuliah harus sepengetahuan dan se ijin       Dosen Penasehat Akademik. Proses pembatalan/ penambahan mata kuliah melalui pengisian formulir yang       telah disediakan di BAAK.

       Perubahan Rencana Studi hanya dapat dilakukan sesuai jadwal yang telah ditentukan, dan apabila perubahan       Rencana studi di luar jadwal, maka tidak akan diproses dan dianggap mata kuliah sudah sesuai dengan       perkuliahan yang ditempuh pada semester berjalan.

E. Dosen Penasihat Akademik

       Setiap mahasiswa dibimbing oleh seorang dosen sebagai Penasihat Akademik (PA).Tugas Dosen Akademik       berkewajiban untuk:

      1. Memberikan bimbingan pada mahasiswa mengenai berbagai masalah yang dihadapi selama pendidikannya;
      2. Menumbuhkan motivasi cara belajar yang efektif untuk mahasiswa bimbingannya;
      3. Membantu mahasiswa dalam menyusun rencana studi;
      4. Memberikan isian KRS mahasiswa bimbingannya.

 
II. CUTI KULIAH

A. Cuti Studi Sementara Waktu

       Mahasiswa yang ingin menghentikan studinya untuk sementara waktu karena mendapat halangan yang tidak       dapat dihindarkan, harus mendapat ijin dari Ketua dengan sepengetahuan Ketua Program Studi. Pengajuan       permohonan cuti disesuaikan dengan jadwal yang telah diatur oleh STKW Surabaya. Mahasiswa yang tidak       melakukan pendaftaran ulang atau cuti studi, status kemahasiswaannya dibatalkan pada semester yang       bersangkutan dan tidak diperkenankan mengikuti kegiatan akademik serta menggunakan fasilitas yang       tersedia.

       Mahasiswa yang dapat mengajukan cuti minimal telah menempuh dua semester sejak terdaftar sebagai       Mahasiswa STKW Surabaya. Seorang Mahasiswa dapat mengajukan permohonan cuti studi tanpa ketentuan       akademis tertentu.

       Lama cuti studi kumulatif yang diperbolehkan maksimal 4 semester atau 2 tahun akademik secara berurutan       dan dapat diperpanjang. Mahasiswa yang akan cuti studi sampai dengan maksimal 2 tahun baik berturut-turut       maupun berselang, harus mengajukan surat permohonan ijin cuti studi kepada Ketua Program Studi.       Permohonan cuti diajukan paling lambat 1 bulan sebelum masa pendaftaran semester terkait berakhir.

       Mahasiswa yang akan cuti studi lebih dari dua tahun baik berturut-turut maupun berselang harus mengajukan       surat permohonan ijin cuti studi kepada ketua Program Studi yang kemudian atas nama Ketua akan ditetapkan       apakah permohonan cuti tersebut diterima atau ditolak.

       Mahasiswa yang menjalani cuti studi lebih dari dua tahun dengan ijin Ketua STKW, bila akan aktif kembali       diharuskan mengajukan permohonan aktif kembali kepada Ketua STKW. Permohonan aktif kembali selambat-       lambatnya diajukan paling lambat 2 bulan sebelum masa pendaftaran terkait berakhir.

       Mahasiswa yang cuti studi tanpa ijin Ketua Program/Ketua apabila akan aktif kembali dan diijinkan oleh Ketua       Program/Ketua (mangkir) ditetapkan sebagai mahasiswa tidak terdaftar dan dikenai ketentuan sebagai       berikut:

      1. Masa tidak aktif tetap diperhitungkan sebagai mahasiswa aktif dalam kaitannya dengan batas waktu studi;
      2. Wajib membayar SPP selama mangkir;
      3. Mahasiswa hanya diperbolehkan berstatus tidak terdaftar selama dua kali.

B. Pindah Kuliah Antar Perguruan Tinggi

       Pindah kuliah adalah perpindahan mahasiswa dari atau ke perguruan tinggi lain dengan jenjang sejenis.       Mahasiswa dapat mengajukan permohonan pindah kuliah antar perguruan tinggi, apabila memenuhi       persyaratan sebagai berikut:
      1. Tidak pernah melanggar tata tertib pada perguruan tinggi asal.
      2. Bukan mahasiswa putus kuliah karena tidak dapat memenuhi ketentuan akademik.
      3. Daya tampung program studi penerima masih tersedia.
      4. Menempuh tes khusus yang diselenggarakan oleh program studi penerima sesuai dengan ketentuan yang              disyaratkan.
      5. Masih terdaftar sebagai mahasiswa.

       Mahasiswa dari perguruan tinggi lain dapat mengajukan permohonan pindah kuliah ke STKW Surabaya melalui       prosedur sebagai berikut:
      1. Mahasiswa yang akan pindah membuat surat permohonan mutasi secara tertulis ditujukan ke Ketua STKW              Surabaya selambat-lambatnya dua minggu sebelum jadwal seleksi mahasiswa baru.
      2. Mahasiswa menyerahkan surat permohonan tersebut sebanyak 3 rangkap kepada Bagian Administrasi             Akademik Kemahasiswaan, dengan syarat masing-masing dilampiri:
           a. fotokopi transkrip nilai terakhir; dan
           b. fotokopi kartu mahasiswa.
      3. Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan (BAAK), menyerahkan surat permohonan beserta             lampirannya kepada Ketua Jurusan yang dituju dengan tembusan pada Pembantu Ketua I untuk selanjutnya              melaporkan kepada Ketua.
      4. Ketua Jurusan yang dituju dapat menyelenggarakan ujian khusus guna memberikan pertimbangan             penolakan atau persetujuan atas permohonan pindah tersebut serta melaksanakan proses konversi             transkrip nilai mahasiswa yang bersangkutan dan hasilnya dikirimkan kepada Bagian Administrasi Akademik             Kemahasiswaan (BAAK)
      5. Jawaban Ketua terhadap permohonan pindah atas pertimbangan dari Ketua Jurusan yang dituju,             disampaikan oleh Kepala Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan, dan kepada mahasiswa yang             bersangkutan.
      6. Mahasiswa yang diterima melakukan registrasi sebagai mahasiswa baru.
      7. Bagian Akademik mengeluarkan Nomor Induk Mahasiswa dan KartuMahasiswa danmengentri nilai hasil             akreditasi transkrip kedalam SIAKAD.

C. Pindah Program Studi/Jurusan di Lingkungan Sekolah Tinggi Kesenian Wilwatikta Surabaya

       Pindah program studi/jurusan adalah proses perpindahan dari satu prodi ke prodi yang lain dalam jenjang       yang sama, tetapi tidak boleh memiliki status ganda atau merangkap pada program studi lain yang berada       dalam lingkungan STKW Surabaya. Permohonan indah Prodi/Jurusan dilakukan paling lambat 2 minggu       sebelum jadwal registrasi. Permohonan pindah prodi/jurusan tidak dipertimbangkan apabila permohonannya       melebihi batas waktu yang telah ditentukan.

       Mahasiswa dapat mengajukan permohonan pindah kuliah antar prodi di lingkungan STKW Surabaya melalui       prosedur sebagai berikut:
      1. Mahasiswa membuat surat permohonan pindah secara tertulis ditujukan kepada Pembantu Ketua I, yang             disetujui oleh Pembimbing Akademik dan disyahkan Ketua Prodi/Jurusan (asal).
      2. Mahasiswa menyerahkan surat permohonan tersebut sebanyak 3 rangkap kepada Bagian Administrasi             Akademik Kemahasiswaan, dengan syarat masing-masing dilampiri:
            a. fotokopi transkrip nilai terakhir; dan
            b. fotokopi kartu mahasiswa.
      3. Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan menyerahkan surat permohonan beserta lampirannya             kepada ketua Prodi/Jurusan yang dituju dan tembusan disampaikan kepada Pembantu Ketua Satu sebagai             laporan.
      4. Ketua Prodi/Jurusan yang dituju memberikan pertimbangan penolakan atau persetujuan atas permohonan             pindah serta melaksanakan proses konversi transkrip nilai mahasiswa yang bersangkutan dan hasilnya             dikirimkan kepada bagian akademik (BAAK).
      5. Jawaban Pembantu Ketua I terhadap permohonan pindah atas pertimbangan dari Ketua Prodi/Jurusan yang             dituju,disampaikan oleh BAAK dan kepada mahasiswa yang bersangkutan.
      6. BAAK mengeluarkan Nomor Induk Baru dan Kartu Mahasiswa Baru, selanjutnya mengentri nilai hasil             konversi ke dalam SIAKAD.

D. Putus Studi

       Putus Studi dinyatakan apabila mahasiswa yang tidak dapat memenuhi ketentuan:
      1. Bagi mahasiswa yang tidak melakukan pendaftaran ulang selama dua tahun atau kurang, harus mendapat ijin             tertulis dari ketua Program Studi
      2. Bagi mahaiswa yang tidak melakukan pendaftaran ulang selama dari dua tahun harus mendapatkan ijin dari             Ketua STKW.
      3. Mahasiswa yang sampai dengan hari terakhir jadual pendaftaran ulang tidak melakukan pendaftaran ulang,             tidak memiliki status sebagai Mahasiswa pada semester yang bersangkutan dan tidak berhak mengikuti             kegiatan akademik serta tidak dapat menggunakan fasilitas yang tersedia.

E. Surat Keterangan Masih Aktif Kuliah dan Surat Keterangan Lulus

       Surat Keterangan Masih Aktif Kuliah dan Surat Keterangan Lulus merupakan kelengkapan administratif bagi       mahasiswa untuk kepentingan dalam rangka memperoleh haknya dan melaksanakan kewajiban. Mahasiswa       dapat mengajukan permohonan melalui prosedur sebagai berikut:
      1. Mahasiswa mengisi Form permohonan Surat Keterangan Masih Aktif Kuliah yang dapat diperoleh dan             diserahkan kembali kepada Sub Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan (BAAK).
      2. Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan membuat Surat Keterangan Lulus yang             ditandangani oleh Pembantu Ketua I Bidang Akademik dengan Tembusan Ketua STKW Surabaya sebagai             laporan.